您的企业的电子邮件营销和一般电子邮件活动可能是您最大的销售推动力。因此，一些企业主争论是否要监控员工的电子邮件帐户，以确定如何以及何时改进电子邮件策略。
但是，您不能就这样开始偷看员工的电子邮件。监控电子邮件的做法必须以非常透明和敏感的方式实施。
以下指南将引导您了解有关监控小型企业内电子邮件的所有知识。
工作电子邮件帐户的隐私限制
首先，我们要明确一点，工作电子邮件不是私人的，因此不应将其用作私人电子邮件。这意味着员工不应使用它来订阅与工作无关的新闻通讯和网站，也不应使用它进行网上购物、社交媒体等。如果我们谈论的是使用工作设备跟踪私人电子邮件，那就完全是另一回事了。但让我们先回答这个问题：“电子邮件监控合法吗？”
电子邮件监控合法吗？
基本上是的。但您员工所在国家的法律可能有所不同，因此请务必与 香港 whatsapp 数据 您的律师仔细核对流程。每个国家都有不同的规定，在其中一些国家，您可能只需要通知员工有关监控的信息。而其他国家可能需要这些活动的书面同意。
无论如何，如果您打算监控员工的电子邮件，您应该遵循三个基本原则：
透明度——始终告知员工您将监控他们。制定政策并与现有员工和新员工分享。该政策应包括有关监控的所有详细信息，例如：监控的内容、监控方式、谁有权访问数据、您将使用数据做什么等。
合法性——确保你有合法的理由来监控你的员工。只要不违背员工的基本权利，你就可以维护自己的最大利益。
比例原则– 仅收集您需要收集的数据。不要过度收集一路上的每条数据。收集与您的组织相关的数据。
请务必了解，监控员工的工作电子邮件帐户与监控员工在公司设备上访问的个人电子邮件帐户之间存在很大差异。一般来说，如果您的员工签署同意书，同意监控他们在工作计算机上所做的一切，则允许后者。但在员工隐私权方面，仍然存在许多法律灰色地带。
电子邮件监控最佳实践
监控员工电子邮件时，您必须遵守法律法规。但是，您还应遵循一些道德准则，这就是我们创建此简短的员工电子邮件监控最佳实践列表的原因。
注意法律——咨询律师以确保您按照所有适用的法律法规行事。
了解监控和拦截之间的区别——一般来说，监控发生在电子邮件发送/接收之后；而拦截发生在电子邮件到达接收者之前。
制定书面电子邮件政策——尝试将发布表格纳入这些政策中。所有员工都必须被告知您的监控措施，并且您需要提供证据证明每个人都知道这些措施。
限制访问– 并非组织中的每个人都需要访问受监控的电子邮件。这些信息应受到保护，并且仅限于少数有正当理由访问此类数据的关键人员。
员工电子邮件监控工具
有软件可以跟踪员工的电子邮件，但你想在多大程度上这样做是值得怀疑的。大多数具有管理员权限的电子邮件客户端将允许你（或你的 IT 团队）检查某人的电子邮件，这应该足够了。
但是，如果不是，您可以随时购买可以截取屏幕截图并测量在各种应用程序上花费的时间的员工监控软件。