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独立传真机的物理位置位于医疗办公室内。当传真通过专用电话线传入时，数据的硬拷贝会被打印出来并存储在机器的收件箱中。使用独立传真机发送和接收敏感信息可能会带来一些安全问题。

存在信息被非预期接收者发送而泄露的问题。医疗服务提供者必须确保数据到达办公室后不会发生此类泄露。

独立传真机也比其他替代产品速度慢，如果 意大利电话号码数据 维护不当，很容易出现故障。它们需要使用纸张和墨水才能操作，而医疗记录的硬拷贝可能并不需要。此外，在断电或纸张堵塞的情况下，也缺乏备份。

数字传真软件提供更多安全性
虚拟或数字传真软件可消除许多此类问题。传输过程的安全性可确保只有预期的收件人才能收到信息。由于信息是通过互联网接收的，因此无需纸张和墨水即可查看数据，而且由于传真是通过计算机接收的，因此机器故障不是问题。

对于 21 世纪的医疗传真需求，通常使用端到端加密软件来确保信息的安全传输。数字传真无需担心维护问题或纸张或墨水补充问题，从而节省资源。数字传真将安全地存储在收件人的收件箱中，直到需要时为止。


数据保护对于发送传真的医疗保健公司至关重要
数据技术的进步改变了现代传真“机器”的游戏规则，就像智能​​手机通过增加功能为固定电话提供了急需的升级一样。数字传真软件为这一领域带来了几年前闻所未闻的新功能。