第一卷“什么是内容管理？”
Posted: Tue Apr 22, 2025 10:07 am
如果您在英语词典中查找“Content”的含义，您会找到诸如“内容”或“物质”之类的翻译，但在 IT 术语中，“内容”是指电子文件中管理的所有信息。我相信大家在日常工作中都会处理 PDF、Excel 表格、PowerPoint、绘图、图像、视频等，所有这些都被视为“内容”。为什么他们不称之为“文件”，而是使用更抽象的术语“内容”？这是因为，存在通过组合多个电子文件来生成单个“内容”的情况。例如，网页直接由 HTML 文件表示，但当与该页面上使用的图像文件和样式表（CSS 文件）结合时，就会创建单个“网页内容”。内容有时被称为“非结构化数据”。该术语用于将“内容”描述为“信息”，与可以在数据库“表”中管理的“结构化数据”形成对比。无论如何，没有必要过多地探讨“内容”一词的确切定义，因此现在将其理解为“电子文件”就可以了。
据称，一家公司所持有的信息中20%是“结构化数据”，其余80%是“内容”。这个比率的计算依据并不清楚，有点像都市传说，但您在工作中处理的信息是“数据”吗？是“内容”吗？如果你再想一想，你可能会意识到 2:8 规则并不完全错误。
公司掌握的信息80%是“内容”
图1：企业掌握的信息80%是“内容”
ECM 与文件服务器有何不同？
“内容管理”一词在 2005 年被 AIIM（信息和图像管理协会）定义为“企业内容管理”时开始为许多人所知。此时，软件界诞生了一个名为“ECM”的新类别，Documentum、OpenText、Stellent 和 FileNet 等供应商开始受到关注。 ECM 的先进之处在于其“以内容为中心”的方法。例如，假设您有一个如图2左侧所示的业务系统环境。由于合同管理系统以“合同”为基础管理信息，因此它们采用“以合同为中心”的信息管理方法。客户信息和内容成为附加在单个“合同”上的子信息。其他系统也使用类似的信息管理，例如项目管理和审批请求，从整体上看，很明显客户信息和内容被重复管理。因此，出现了诸如 MDM（主数据管理）和 CRM（客户关系管理）等解决方案来集中管理客户信息，但人们认为内容也应该集中管理，因此 ECM 诞生了。通过为内容分配一个ID以便可以唯一地标识内容，合同管理、项目管理和审批系统等业务系统现在只需使用ID就可以管理内容，而无需持有原始副本。此外，通过将“合同编号”、“项目编号”、“批准编号”等作为“元数据（属性信息）”存储在ECM端，现在可以从ECM开始反向查找信息。这种以内容为中心的方法消除了重复内容，被称为“以内容为中心”，与文件服务器（仅仅是存储文件的地方）有一个主要区别。
ECM 的“以内容为中心”方法
图 2：“以内容为中心”的 ECM 方法
为什么 ECM 尚未成为公司范围的内容基础设施
早期的ECM主要侧重于作为内容存储库的基本功能，并附加了一些元数据管理和版本控制等功能，但后来添加了各种功能并发展成为中间件。如图 3 左图所示，如果您从头开始开发内容处理应用程序，则必须自己创建内容管理功能。例如，访问控制、版本管理、搜索和审计日志等与安全相关的功能。通过使用 ECM 作为中间件，所有这些功能都可以留给 ECM，从而减少应用程序开发所需的时间。当您这样思考时，很容易看出最佳实践是将 ECM 用作公司内所有应用程序的“通用内容存储库”，并且从概念的角度来看，这就是 ECM 的使用方式，但这种方法从未成为标准。这是因为ECM被定位为业务部门使用的“应用程序”，而不是IT部门管辖的“全公司基础设施”，并且对该领域的投资也被视为如此。简单来说，就是因为你们的钱包会被瓜分。例如，我听说过几个案例，研发部门有多个处理内容的业务系统，并希望在“业务部门”内标准化其内容存储库，如图 3 中的示例所示。但是，我几乎没有听说过ECM最初的理念，即“全公司通用平台”。每个部门都会投资 IT 来优化自己的工作，因此自然会有人认为，无需开发的套装软件或 SaaS 比半成品“中间件”更好。由于这些原因，ECM 被定位为企业范围的内容管理平台的情况并不多。
ECM应用范围理想与现实的差距
图3：ECM范围的理想值与现实值之间的差距
什么是 CMS？与 ECM 有何不同？
虽然ECM的使用范围有限，但对企业网站内容进行有 电报粉
效管理的需求迅速增长，WCM（Web内容管理）成为主流。渐渐地，WCM 中的“W”被去掉，并被称为“CMS（内容管理系统）”。由于这样的历史原因，目前的情况是，当大多数人听到“内容管理”一词时，他们会想到“Web 内容管理”而不是 ECM。
什么是 EFSS？
随着云计算的蓬勃发展，EFSS（企业文件同步与共享）作为一种新的内容相关解决方案，自 2010 年左右以来发展迅速。其字面意思是“文件同步与共享”，但实际上它指的是一种云服务，它不仅允许您在公司内部，还可以与外部客户和合作伙伴共享内容和同步信息。例如，您是否遇到过通过电子邮件发送附件并收到错误消息的情况，例如“文件超过 10 MB，无法发送”？没有其他办法，只能将文件拆分并分几封电子邮件发送。为避免将电子邮件发送给错误人员的风险，附件将以受密码保护的ZIP文件形式发送，解压密码稍后发送。这种方法通常被称为“PPAP 方法”，我相信你们都至少有一次以这种低效的方式发送过文件。这时候 EFSS 就派上用场了。使用 EFSS，您可以通过云端与合作者快速安全地传输文件，而不必担心文件大小或将文件发送给错误的人的风险。
“盒子”是融合ECM和EFSS功能的内容云
Box 于 2005 年推出，距今已有 18 年，当时它的营销口号是“专为企业服务”。考虑到许多其他公司的服务最初都是“针对个人”，然后逐渐添加“商业功能”成为 EFSS，这是 Box 的一大特色。 Box 还迅速实现了类似 ECM 的功能，例如使用 API 与其他系统连接以及开发自定义应用程序作为“中间件”，因此可以说 Box 是“结合了 ECM 和 EFSS 功能的云服务”。我们将在 Vol. 1 中介绍进一步进化的 Content Cloud Box。 2 及该系列的后续版本。
ECM 和 EFSS 的范围
图 4：ECM 和 EFSS 的范围
如何使用 Box：“使用协作功能简化协作工作”
Box 还具有“共享链接”作为基本 EFSS 功能，但该功能旨在实现“单向”信息传输，即您与另一个人共享文件。当您不仅想传达信息，还想进行协作并实现“双向”沟通时，Box 的“协作”是理想的选择。
按照图 5 中的步骤，使用您的合作者的电子邮件地址“邀请”他们加入文件夹。这就是您需要做的全部。您可以从七个级别的访问权限中进行选择。例如，如果您想共享文件内容而不将原始文件提供给其他人，您可以邀请他们授予“预览者”权限，但不允许下载。
要邀请某人与您在文件夹中协作：
图 5：邀请协作者加入文件夹的步骤（更多详细信息请参见：资料|视频）
当多个人协作创建单个文档时，人与人之间会有很多指令和要求，例如“检查它”或“更正它”。在这种情况下，评论很有用。您可以在预览屏幕的右侧留下自己的评论（见图6），也可以通过@（用户名）格式提及通过电子邮件通知其他人。其他有用的功能包括“注释”，它允许您直接在预览屏幕上写注释，以及“任务”，它不仅允许您请求确认或批准，还允许您创建列表。
有用的沟通功能，例如评论、提及通知、注释和任务
图 6：有用的沟通功能，例如评论、提及通知、注释和任务
（更多信息请参见：资料|视频）
第卷的内容到此结束。本系列中的 1 个。在下一期，第卷中。 2、在“Box的使用方法”中，我们会讲解一个因为没有重视内容管理而出现的问题，并介绍解决方案。
据称，一家公司所持有的信息中20%是“结构化数据”，其余80%是“内容”。这个比率的计算依据并不清楚，有点像都市传说，但您在工作中处理的信息是“数据”吗？是“内容”吗？如果你再想一想，你可能会意识到 2:8 规则并不完全错误。
公司掌握的信息80%是“内容”
图1：企业掌握的信息80%是“内容”
ECM 与文件服务器有何不同？
“内容管理”一词在 2005 年被 AIIM（信息和图像管理协会）定义为“企业内容管理”时开始为许多人所知。此时，软件界诞生了一个名为“ECM”的新类别，Documentum、OpenText、Stellent 和 FileNet 等供应商开始受到关注。 ECM 的先进之处在于其“以内容为中心”的方法。例如，假设您有一个如图2左侧所示的业务系统环境。由于合同管理系统以“合同”为基础管理信息，因此它们采用“以合同为中心”的信息管理方法。客户信息和内容成为附加在单个“合同”上的子信息。其他系统也使用类似的信息管理，例如项目管理和审批请求，从整体上看，很明显客户信息和内容被重复管理。因此，出现了诸如 MDM（主数据管理）和 CRM（客户关系管理）等解决方案来集中管理客户信息，但人们认为内容也应该集中管理，因此 ECM 诞生了。通过为内容分配一个ID以便可以唯一地标识内容，合同管理、项目管理和审批系统等业务系统现在只需使用ID就可以管理内容，而无需持有原始副本。此外，通过将“合同编号”、“项目编号”、“批准编号”等作为“元数据（属性信息）”存储在ECM端，现在可以从ECM开始反向查找信息。这种以内容为中心的方法消除了重复内容，被称为“以内容为中心”，与文件服务器（仅仅是存储文件的地方）有一个主要区别。
ECM 的“以内容为中心”方法
图 2：“以内容为中心”的 ECM 方法
为什么 ECM 尚未成为公司范围的内容基础设施
早期的ECM主要侧重于作为内容存储库的基本功能，并附加了一些元数据管理和版本控制等功能，但后来添加了各种功能并发展成为中间件。如图 3 左图所示，如果您从头开始开发内容处理应用程序，则必须自己创建内容管理功能。例如，访问控制、版本管理、搜索和审计日志等与安全相关的功能。通过使用 ECM 作为中间件，所有这些功能都可以留给 ECM，从而减少应用程序开发所需的时间。当您这样思考时，很容易看出最佳实践是将 ECM 用作公司内所有应用程序的“通用内容存储库”，并且从概念的角度来看，这就是 ECM 的使用方式，但这种方法从未成为标准。这是因为ECM被定位为业务部门使用的“应用程序”，而不是IT部门管辖的“全公司基础设施”，并且对该领域的投资也被视为如此。简单来说，就是因为你们的钱包会被瓜分。例如，我听说过几个案例，研发部门有多个处理内容的业务系统，并希望在“业务部门”内标准化其内容存储库，如图 3 中的示例所示。但是，我几乎没有听说过ECM最初的理念，即“全公司通用平台”。每个部门都会投资 IT 来优化自己的工作，因此自然会有人认为，无需开发的套装软件或 SaaS 比半成品“中间件”更好。由于这些原因，ECM 被定位为企业范围的内容管理平台的情况并不多。
ECM应用范围理想与现实的差距
图3：ECM范围的理想值与现实值之间的差距
什么是 CMS？与 ECM 有何不同？
虽然ECM的使用范围有限，但对企业网站内容进行有 电报粉
效管理的需求迅速增长，WCM（Web内容管理）成为主流。渐渐地，WCM 中的“W”被去掉，并被称为“CMS（内容管理系统）”。由于这样的历史原因，目前的情况是，当大多数人听到“内容管理”一词时，他们会想到“Web 内容管理”而不是 ECM。
什么是 EFSS？
随着云计算的蓬勃发展，EFSS（企业文件同步与共享）作为一种新的内容相关解决方案，自 2010 年左右以来发展迅速。其字面意思是“文件同步与共享”，但实际上它指的是一种云服务，它不仅允许您在公司内部，还可以与外部客户和合作伙伴共享内容和同步信息。例如，您是否遇到过通过电子邮件发送附件并收到错误消息的情况，例如“文件超过 10 MB，无法发送”？没有其他办法，只能将文件拆分并分几封电子邮件发送。为避免将电子邮件发送给错误人员的风险，附件将以受密码保护的ZIP文件形式发送，解压密码稍后发送。这种方法通常被称为“PPAP 方法”，我相信你们都至少有一次以这种低效的方式发送过文件。这时候 EFSS 就派上用场了。使用 EFSS，您可以通过云端与合作者快速安全地传输文件，而不必担心文件大小或将文件发送给错误的人的风险。
“盒子”是融合ECM和EFSS功能的内容云
Box 于 2005 年推出，距今已有 18 年，当时它的营销口号是“专为企业服务”。考虑到许多其他公司的服务最初都是“针对个人”，然后逐渐添加“商业功能”成为 EFSS，这是 Box 的一大特色。 Box 还迅速实现了类似 ECM 的功能，例如使用 API 与其他系统连接以及开发自定义应用程序作为“中间件”，因此可以说 Box 是“结合了 ECM 和 EFSS 功能的云服务”。我们将在 Vol. 1 中介绍进一步进化的 Content Cloud Box。 2 及该系列的后续版本。
ECM 和 EFSS 的范围
图 4：ECM 和 EFSS 的范围
如何使用 Box：“使用协作功能简化协作工作”
Box 还具有“共享链接”作为基本 EFSS 功能，但该功能旨在实现“单向”信息传输，即您与另一个人共享文件。当您不仅想传达信息，还想进行协作并实现“双向”沟通时，Box 的“协作”是理想的选择。
按照图 5 中的步骤，使用您的合作者的电子邮件地址“邀请”他们加入文件夹。这就是您需要做的全部。您可以从七个级别的访问权限中进行选择。例如，如果您想共享文件内容而不将原始文件提供给其他人，您可以邀请他们授予“预览者”权限，但不允许下载。
要邀请某人与您在文件夹中协作：
图 5：邀请协作者加入文件夹的步骤（更多详细信息请参见：资料|视频）
当多个人协作创建单个文档时，人与人之间会有很多指令和要求，例如“检查它”或“更正它”。在这种情况下，评论很有用。您可以在预览屏幕的右侧留下自己的评论（见图6），也可以通过@（用户名）格式提及通过电子邮件通知其他人。其他有用的功能包括“注释”，它允许您直接在预览屏幕上写注释，以及“任务”，它不仅允许您请求确认或批准，还允许您创建列表。
有用的沟通功能，例如评论、提及通知、注释和任务
图 6：有用的沟通功能，例如评论、提及通知、注释和任务
（更多信息请参见：资料|视频）
第卷的内容到此结束。本系列中的 1 个。在下一期，第卷中。 2、在“Box的使用方法”中，我们会讲解一个因为没有重视内容管理而出现的问题，并介绍解决方案。